e-Fatura ve e-Arşiv farkı nedir?
Son güncelleme: 3 Ağustos 2026
İkisi de elektronik ama aynı şey değil. Hangisini kime keseceğini karıştırmamak için sade bir ayrım.
Kâğıt fatura pratikte bitti. Ama e-Fatura ve e-Arşiv fatura sık sık birbirine karıştırılıyor ve yanlış belge düzenlemek, müşterinin faturayı kabul etmemesiyle sonuçlanabiliyor. Ayrım aslında tek cümlede özetlenebilir.
Aradaki fark tek cümlede
e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir ve alıcıya GİB sistemi üzerinden ulaşır. e-Arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayanlara — nihai tüketiciye ya da e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere — düzenlenir ve elektronik ortamda iletilir.
Pratik kural: fatura keseceğin tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığı GİB'in mükellef listesinden sorgulanır. Muhasebe yazılımları bu sorguyu genelde otomatik yapar.
Kimler zorunlu?
e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu, ciro hadleri ve faaliyet konusuna göre belirlenir. Bu hadler tebliğlerle güncellenir ve kademeli olarak aşağı çekilmektedir — yani bugün kapsam dışındaysan, gelecek yıl kapsama girebilirsin.
Bazı sektörler ciro şartı aranmaksızın kapsamdadır. Kendi durumunu geçerli tebliğ ve mali müşavirin üzerinden kontrol et; internetteki eski hadler yanıltıcı olabilir.
Nasıl başlanır?
- Mali mühür (tüzel kişiler) ya da e-imza (şahıs şirketleri) alınır.
- GİB üzerinden e-belge uygulamalarına başvuru yapılır.
- Kullanım yöntemi seçilir: GİB portalı, özel entegratör ya da kendi entegrasyonun.
- Fatura serisi ve düzenleme akışı kurulur.
Portal mı, entegratör mü?
| GİB portalı | Özel entegratör | |
|---|---|---|
| Maliyet | Ücretsiz | Kontör ya da abonelik |
| Kullanım | Manuel giriş | Muhasebe programıyla entegre |
| Uygun olduğu durum | Az sayıda fatura | Çok sayıda ve düzenli fatura |
| Ek özellikler | Sınırlı | Arşiv, raporlama, otomatik gönderim |
Ayda birkaç fatura kesen bir freelancer için portal fazlasıyla yeterli. Günlük fatura kesen bir işletme için entegratör, harcanan zamanı düşünüldüğünde daha ucuz çıkar.
Saklama yükümlülüğü
Elektronik belgeleri de kanuni süre boyunca saklaman gerekir. Entegratör kullanıyorsan arşiv genelde onlarda durur, ama sözleşmen bittiğinde belgeleri indirmeyi unutma — sorumluluk sende.
Fatura kesmek ile parayı almak ayrı şeyler
Belgeyi düzenlediğin anda KDV yükümlülüğü doğar; müşteri iki ay sonra ödese bile. Bu yüzden kesilmiş ama tahsil edilmemiş faturaları ayrıca takip etmek gerekir. Vergiant'ta bir faturayı tahsil edildi olarak işaretleyene kadar bekleyen alacak listesinde durur, vadesi geçtiğinde uyarır.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, mali müşavirlik hizmeti değildir. Mevzuat değişebilir; kendi durumun için mali müşavirine danış.
Bu hesabı her ay elle yapma
Vergiant faturalarından KDV, stopaj ve Bağ-Kur'u otomatik düşer; kira, eleman ve yakıt gibi giderlerini de hesaba katarak ay sonunda cebinde gerçekten ne kaldığını gösterir.
İlk ay ücretsiz, sonrasında sabit ₺99/ay — dışarıda içtiğin bir kahvenin üçte biri kadar.
Ücretsiz hesap oluştur